Ces normes de confidentialité décrivent notre engagement à l’égard de la confidentialité et expliquent les principes auxquels nous souscrivons afin de préserver le caractère privé et confidentiel des renseignements personnels.
Le terme renseignements personnels s’entend de toute donnée se rapportant à une personne identifiable. Ces renseignements comprennent notamment toute information de nature médicale ou financière sur la personne.
La compagnie, ses administrateurs, dirigeants et employés, ainsi que les représentants détenteurs de permis et toute autre personne ou organisation agissant pour la compagnie ou en son nom sont tenus de se conformer à ces normes de confidentialité.
L’accès aux renseignements personnels est limité aux administrateurs, aux dirigeants, aux employés, aux représentants détenteurs de permis ou à toute autre personne ou organisation agissant pour la compagnie ou en son nom qui ont besoin des renseignements dans le but de fournir des services au client ou à la compagnie.
Principes régissant la protection des renseignements personnels
Responsabilité
La compagnie est responsable des renseignements personnels dont elle a la gestion, y compris des renseignements pouvant être transmis à un fournisseur qui offre des services pour la compagnie ou en son nom. La compagnie a élaboré ces normes de confidentialité, de même que des procédures et des pratiques, pour assurer la sécurité des renseignements personnels.
Fins de la collecte des renseignements
La compagnie détermine à quelles fins des renseignements personnels sont recueillis, avant la collecte ou au moment de
celle-ci.
Consentement
La compagnie recueille, utilise et divulgue des renseignements personnels uniquement avec le consentement de la personne, ou conformément à la loi.
Le consentement pour recueillir, utiliser ou divulguer des renseignements personnels peut être explicite ou implicite, suivant le cas. Les personnes peuvent révoquer leur consentement en tout temps, sous réserve de restrictions et de considérations légales ou contractuelles.
Collecte
La compagnie ne recueille que les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. Les renseignements personnels sont recueillis directement de la personne et peuvent, avec consentement ou conformément à la loi, être obtenus d’autres sources.
Utilisation, communication et conservation
Les renseignements personnels ne doivent pas, sans consentement, être utilisés ou communiqués à un tiers à des fins autres que celles auxquelles ils ont été recueillis, sauf si cette utilisation ou communication est requise ou permise par la loi, dans les cas notamment où l’utilisation ou la communication sont nécessaires à la protection des intérêts de la compagnie dans des poursuites au civil, ou des poursuites liées à des activités criminelles ou frauduleuses ou à des fausses déclarations.
La compagnie ne conserve les renseignements personnels que pendant la période où ils sont nécessaires pour l’exécution des fins déterminées, ou comme il est requis ou permis par la loi.
Exactitude
La compagnie fait tout effort raisonnable pour veiller à ce que les renseignements personnels soient exacts et complets pour les fins auxquelles ils sont utilisés.
Mesure de sécurité
La compagnie protège la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels au moyen de mesures de sécurité correspondant au degré de sensibilité de l’information.
Transparence
Les normes de confidentialité de la compagnie sont accessibles aux clients et au public. Sur présentation d’une demande écrite au chef de la vérification de la conformité, nous fournirons un exemplaire de ces normes de confidentialité et répondrons aux questions portant sur nos pratiques à l’égard des renseignements personnels.
Accès aux renseignements personnels
Toute personne peut demander d’être informée de l’existence, de l’utilisation et de la divulgation de renseignements personnels la concernant. La compagnie fournira l’accès approprié aux renseignements qu’elle a en sa possession. Si la compagnie refuse l’accès aux renseignements personnels, elle fournira une explication. Les personnes peuvent demander à la compagnie la correction de renseignements personnels les concernant. Si ces renseignements sont erronés, les corrections nécessaires seront apportées.
Questions, demandes de renseignements ou requêtes
Toute question, demande de renseignements ou requête se rapportant à la confidentialité doit être faite par écrit. Pour obtenir de plus amples renseignements, communiquez avec nous.